Dirección Administrativa y Financiera

Se encarga de garantizar el adecuado liderazgo y ejecución del presupuesto, con miras a ofrecerle a la gestión académica el mejor de los escenarios posibles para el cumplimiento del objeto social. Tiene a su cargo todos los procesos de apoyo a la gestión académica, la administración de la planta física, los recursos y los servicios, el manejo del talento humano, seguridad y salud en el trabajo, el apoyo financiero, contable y de cartera, de acuerdo con las orientaciones establecidas por la Comunidad Franciscana Provincia de la Santa Fe.

Administrador

Fray Sergio Iván Rojas Díaz, OFM

rectoria@virreysoli

El factor Humano es primordial para el trabajo desarrollado en nuestra institución, donde los procesos buscan atraer, retener y fidelizar a quienes forman parte del equipo de trabajo de nuestra institución, buscando obtener mejores resultados en el desempeño de cada uno de los miembros de la familia Viyerrista, en cada una de las áreas, lo que favorece el alcance de los objetivos propuestos desde el liderazgo de la Comunidad Franciscana.

¿Qué es el Sistema Gestión de Calidad?

El sistema Gestión de Calidad es la forma mediante la cual nuestra institución al igual que todas las organizaciones ordena sus procesos con miras a la eficacia, mejora y satisfacción de las partes interesadas. Conforme a los estándares internacionales de parametrización de las normas ISO 9001- 2015. Por tanto, el alcance de la estandarización versa sobre estudiantes, padres de familia, personal administrativo, de servicios generales, proveedores y terceras partes. La parametrización de cada uno de los procesos permite la eficacia y agilidad de cada uno de los procesos. Así es sistema Gestión de Calidad, está presente en cada una de las actividades de la institución y le brinda las herramientas para su mejora continua como respuesta a las necesidades de cada uno de los miembros y la cualificación de los procesos según el marco normativo.

 

Objetivos

  • Promover el liderazgo de cada uno de los responsables de los procesos como forma autónoma de trabajo que permita una mayor articulación del trabajo mancomunado que se da dentro y fuera de la institución con miras a establecer mejoras a partir de las inconformidades que puedan surgir en el desarrollo de las actividades.
  • Ofrecer caminos de mejora que propendan por la satisfacción de cada una de las partes interesadas que permitan la adecuación de las necesidades conforme a los estándares internacionales y la filosofía del colegio.
  • Facilitar y clarificar cada uno de los procesos que dependen de cada una de las áreas para generar un trabajo más eficiente y autónomo dentro de la institución que permita la satisfacción de cada una de las partes interesadas.

 

Un compromiso de todos

Cada uno de los procesos que regula el Sistema gestión de calidad son autónomos en el desarrollo de sus actividades, sin embargo, la conformación, desarrollo y mejora de las actividades, no se da de forma individual sino comunitaria, en tanto que cada uno de los procesos tiene unas entradas y unas salidas, es decir, interactúa con una o más áreas encargadas. Por tanto, el estancamiento, demora y no revisión de cada uno de los procesos afecta al desarrollo de las actividades en relación con la mejora continua que permite la organización de los procesos con miras a la calidad.  

 

Tareas mancomunadas

El proceso Gestión de Calidad tiene dentro de sus actividades hacer un diagnóstico basado en las metas y objetivos de cada una de las áreas para con ello evidenciar las no conformidades que se han generado y los riesgos latentes dentro de estos procesos para plantear formas de acción que permitan satisfacer adecuadamente a las partes interesadas.

Como una forma de dar claridad a cada uno de los procesos y la labor que desarrolla cada dependencia, la elaboración de flujogramas permite dar claridad y orientar el trabajo entre las diferentes áreas, formulando con ello indicadores de medición y la evaluación de los procesos a nivel interno.

A partir de lo anterior, se plantean acciones de mejora que redunden en beneficio de cada una de las partes interesadas. Por ello, la implementación de mejoras y el trabajo orientado para la solución de las no conformidades surge de cada área y de un autónomo y responsable que tiene presente que sus acciones redundan en beneficio de los demás.

En otras palabras, el trabajo mancomunado del Sistema Gestión de Calidad está dado bajo cuatro directrices: planear, hacer, verificar, actuar.

 

Planear:

  • Diagnosticar el estado de los procesos administrativos del Colegio
  • Analizar el contexto interno y externo del Colegio Franciscano del Virrey Solís, por medio del uso de herramientas cualitativas y cuantitativas.
  • Estructurar el mapa de procesos del Colegio que facilite la caracterización de estos.
  • Estimar el riesgo en los distintos procesos mediante el desarrollo de las matrices respectivas de tal forma que se puede prever cuáles con los procesos críticos del Colegio.
  • Desarrollar el control estadístico de calidad en los procesos críticos del Colegio.
  • Efectuar un análisis financiero que indique la factibilidad de una futura implantación del sistema de gestión de calidad.

 

Implementar:

  • Implementación de check list para recolección y análisis de datos, en todas las áreas
  • Análisis del estado actual del Colegio frente a los requisitos de la norma ISO 9001:2015
  • Análisis del estado actual del colegio frente a los requisitos de la norma ISO 9001:2015
  • Establecer criterios de revisión y aprobación de los procesos
  • Desarrollar un plan de calidad
  • Difundir los nuevos procesos en la institución
  • Revisar legislación vigente que aplica al tipo de esta entidad
  • Formular indicadores de gestión con base a los resultados obtenidos
  • Realizar el presupuesto necesario para el desarrollo de la norma ISO 9001

 

Verificar:

  • Organizar y controlar registros existentes, para adquirir información
  • Base de datos de todo tipo, según se trate el proceso y/o actividad.
  • Validación de información existente
  • Revisión de documentos y formatos existentes
  • Seguimiento a indicadores
  • Presentación de informes y resultados de seguimientos
  • Seguimiento de planes de acción frente a las acciones de mejor, que busquen eliminar riesgos existentes

 

Actuar

  • Se realiza cuadro comparativo mediante herramientas ofimáticas (office) que permitan reflejar los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y lo que el colegio tiene, para así establecer el punto de partida.
  • Mediante el desarrollo de un documento en herramientas ofimáticas (office), se conceptualiza los procesos que tiene la institución
  • Mediante herramientas ofimáticas (office – otros), crear los diagramas de flujo y mapa de los diferentes procesos.
  • Organizar reuniones para todos los involucrados con el objetivo de socializar las actualizaciones de los procesos de la institución.
  • Identificación de los riesgos legales y operacionales de la institución

 

Perfil:

 

Gestión de calidad

Adriana Soriano  Guzmán

gestionhumana@virreysolis.edu.co

calidad@virreysolis.edu.co

Gestión de calidad

Fray Santiago Andrés Torres Gómez, OFM

fraysantiagot@virreysolis.edu.co

calidad@virreysolis.edu.co

Para el área de seguridad y salud en el trabajo de nuestra institución, es indispensable identificar, evaluar y controlar los posibles riesgos o condiciones en los que se pueden ver afectados nuestros colaboradores, estudiantes y visitantes, con el fin de evitar los accidentes e incidentes dentro de nuestras instalaciones, velando por el cuidado, seguridad e integridad de los mismos.


Analista de Salud y Seguridad en el Trabajo

Lizeth Yurany Cadena Garzón

lizethgarson@virreysolis.edu.co

Desde recepción se da una cálida bienvenida a los visitantes que ingresan a nuestra institución, atendemos sus inquietudes, se anuncian y son direccionados al lugar donde serán atendidos; además se atiende las inquietudes telefónicas de quienes se comunican por ese medio y si es el caso se transfiere la llamada al área que corresponde, de igual forma se citan a quienes son requeridos por diferentes dependencias. De igual forma, se lleva el control diario de asistencia de los alumnos y se colabora a los compañeros o estudiantes que requieren información pertinente del colegio.

 

Perfil:  Recepcionista

Socorro Pulido Rodríguez

socorropulido@virreysolis.edu.co

Todos los detalles tanto la atención a nuestro personal y visitantes, así como el de orden y aseo son de vital importancia; por lo tanto, se generan procesos y procedimientos en caminados a realizar las labores de atención, aseo y limpieza, para brindar comodidad a los funcionarios y visitantes en nuestras instalaciones de trabajo dentro del área a la cual está prestando los servicios, conforme a las normas y procedimientos y protocolos vigentes.

 Steven Úsuga

(Aux. Contable, cartera, tesorería, compras e infraestructura y tic´s)

 

Nuestro Colegio cuenta con zonas verdes, granja, canchas de fútbol, baloncesto, voleibol, laboratorios, aulas especializadas y salones clase, para lo cual contamos con un equipo de mantenimiento altamente calificado y capacitado para conservar cada una de las áreas de nuestra institución.  En el Virrey Solís nos preocupamos por mantener en las mejores condiciones nuestros ambientes comunes, con el fin de garantizar la seguridad y tranquilidad para toda la familia Virreyista.

Equipo de Mantenimiento

Mantenimiento

David Suárez Bravo

Mantenimiento

Pedro Durán Moreno

Mantenimiento

Omar Buitrón Salazar

 

Fontanero

Andrés Oliveros Chávez

Jardinero

Carlos Castañeda